La gestión y realización de un evento requiere de una exhaustiva planificación. Así mismo, es necesario tener presente cuáles serán los recursos de los que echaremos mano. A este respecto, es recomendable rodearse de profesionales que nos ayuden a definir la estrategia y la forma en que se va a llevar a cabo. Acudir a espacios como blogs especializados en organización de eventos o empresas de trade marketing como Agencia Ego, recomendada por sus casos de exito, pueden ser una gran idea, ya que permite acceder a servicios de marketing on y off que resultarán imprescindibles para desarrollar con éxito el evento.
Así mismo, para realizar correctamente todo el proyecto es necesario seguir unos pasos determinados. De esta forma, evitaremos despistes y nos aseguraremos de que todo se desarrolla de forma correcta.
Hacer un análisis situacional
Lo primero que debemos hacer es analizar las condiciones en las que se encuentra la empresa y determinar los objetivos de la realización del evento. Esto es fundamental para definir estrategias de marketing adecuadas.
En esta fase es importante ser lo más realistas posible y analizar detenidamente las necesidades de la marca. Por otro lado, un aspecto que se debe tener en cuenta en este paso es la evaluación de la situación económica. Para eso, es conveniente determinar cuánto dinero estamos dispuestos a gastar en la realización del evento y cómo lo queremos distribuir.
Trazar la estrategia de marketing
Una vez sepamos exactamente qué es lo que queremos transmitir con el evento, deberemos orientar la planificación a la consecución de estos objetivos. Habitualmente las estrategias de marketing se diseñan contemplando diversas actuaciones que se complementan.
Entre las estrategias más populares podemos encontrar el trade marketing o los servicios btl. Para poner en práctica alguna de estas opciones es necesario acudir a profesionales del sector, como una agencia btl que nos pueda asesorar y ayudar a marcar un itinerario.
Por otro lado, en esta etapa se debe también señalar cuáles serán los recursos que la empresa necesitará para desarrollar el evento. En este tipo de actuaciones suele ser común la demanda de azafatos o animadores que puedan ayudar el propio día de la celebración.
Establecer un cronograma
Así mismo, un paso que se debe realizar en los primeros momentos de planificación es la definición de un cronograma. Se trata de una manera de organizar el tiempo y asegurar que todas las tareas se realizan en el momento debido. Para ello, es necesario ordenar las acciones en función de su importancia en el desarrollo del proyecto y en relación con otras tareas. Por ejemplo, será imprescindible haber finalizado el diseño de la cartelería antes de mandar el pedido a la imprenta y de que el equipo de distribución empiece a repartir los documentos o carteles.
Es necesario centrar la atención en la realización de esta tarea para evitar obstáculos. Así mismo, es recomendable considerar unos plazos de margen para afrontar posibles contratiempos que puedan surgir.
Realizar el diseño gráfico
La imagen visual es fundamental para atraer al público al evento. Es aconsejable acudir a especialistas que puedan diseñar tanto la cartelería como la maquetación de los documentos que se vayan a distribuir. El diseño elegido deberá transmitir y comunicar los valores del negocio, de lo contrario, es posible que confundamos al público.
Preparar la difusión
En la estrategia de marketing deberemos establecer los medios a través de los cuales difundiremos el evento. Para ello, es necesario realizar un análisis del público objetivo y tratar de determinar en qué espacios suele moverse. Dependiendo de la naturaleza del evento, es probable que tengamos que realizar perfiles o páginas en los principales medios sociales para dar a conocer dicha información.
Una de las redes más relevantes es Facebook, que ofrece un gran abanico de posibilidades en cuanto a campañas de publicidad. Así mismo, podemos usar Twitter para comunicar en tiempo real lo que sucede en el evento. Es importante tener presente que hoy en día el éxito de un acto no solo reside en el número de personas que acuden a él de forma presencial, sino que también podemos medir la participación a través de la red. A este respecto, una posibilidad que puede ser especialmente provechosa es la retransmisión vía streaming. Todo esto permitirá a la marca presentarse como un punto de información de referencia en la red.
Organizar el desarrollo del evento
Determinar cómo se van a estructurar los actos es uno de los puntos principales de la planificación. Es importante valorar cuántas personas necesitaremos para poner en marcha el evento. Existen empresas que proporcionan servicios de personal especializado en la recepción y acomodación de público. Así mismo, contar con buenos comunicadores que puedan conducir el acto será algo a tener en cuenta.
Dependiendo de las características del evento será necesario contar con unos u otros servicios. Entre los más populares se encuentra el suministro de catering o la instalación de conexión inalámbrica de internet. Sea cual sea la naturaleza del acto, será preciso anticiparse a todas las necesidades.
